Dodatna pojasnila v zvezi z odpovedjo

Spoštovane tekačice in spoštovani tekači,

pošiljamo vam dodatna pojasnila v zvezi z odzivi na odpoved prireditve, saj morda v prvem obvestilu nismo zadostno pojasnili vseh vzrokov za odpoved. Prav tako pa bi vam radi podali dodatne informacije o prevzemu materialov, vrednostnih bonih in virtualnem teku, ki ga vsekakor bomo organizirali, a vas o tem še nismo uspeli obvestiti.

Najprej bi radi poudarili, da odločitve nikakor nismo sprejeli čez noč. Posvetovali smo se pri stroki in različnih pristojnih službah, naših pokroviteljih in istrskih občinah, preigrali nešteto mnogo scenarijev. Do zadnjega smo srčno upali, da bomo prireditev v oktobru dejansko lahko izpeljali. Novico o odpovedi smo objavili z zelo težkim srcem, saj vsakič znova z velikim veseljem delamo in vložimo veliko truda, da bi se skupaj družili v sproščenem vzdušju na naši prekrasni destinaciji. Ob tej situaciji, s katero se vsi srečujemo prvič, je bilo vloženega še veliko več dodatnega dela in truda in zato nam je še toliko bolj hudo.

Odločitev o odpovedi prireditve smo sprejeli na podlagi naših dejanskih zmožnosti, ki so nam v času vsesplošnih omejitev sploh na voljo. Ker je bila prireditev marca prestavljena na mesec oktober tik pred izvedbo, ko smo imeli praktično vse narejeno, dobavljeno in plačano, se nismo mogli izogniti dotedanjim stroškom. Te smo, kot vsako leto, pokrili s prijavninami in delno s pokroviteljskimi sredstvi, ki smo jih prejeli do tedaj. Na Luka Koper 7. Istrski maraton je prijavljenih 4661, od teh je 3871 tekačev in tekačic plačalo prijavnine. Do zadnjega smo upali, da se bodo razmere spremenile in da bomo prireditev lahko v oktobru tudi izpeljali, a se je žal to sedaj izkazalo za nemogoče.

Dejstvo je, da tako množične prireditve ni možno organizirati od danes na jutri, saj za organizacijo porabimo eno celo leto, priprava in izvedba pa je povezana z visokimi stroški (v našem primeru cca 300.000 evrov). Zavedamo se, da tisti, ki se ne ukvarjate z organizacijo tako velikih dogodkov, ne morete vedeti, da se materiali nabavljajo veliko mesecev prej, saj gre za res velike količine. Poleg nabave majic, medalj in drugih materialov za načrtovanih 5000 tekačev in 1000 prostovoljcev je potrebno za brezhibno tehnično in varno izvedbo izvesti še vrsto drugih aktivnosti, ki jih je tudi potrebno plačati.

V resnici prijavnine tekačev pokrijejo manj kot polovico vseh stroškov prireditve. Ker smo imeli za aprilsko izvedbo že vse pripravljeno, so s tem tudi nastali stroški, ki pa jih s prijavninami nismo uspeli pokriti v celoti. Zato smo s pomočjo pokroviteljev in partnerjev zagotovili sredstva za pokrivanje dosedanjih stroškov in za vsaj delno povračilo prijavljenim v obliki vrednostnega bona (o točni vrednosti vas bomo obvestili v najkrajšem možnem času) in materialov.

Ker za naslednje leto obstaja veliko negotovosti glede organizacije množičnih prireditev, si kot neprofitno društvo, ki deluje v javnem interesu (brez tekočih prihodkov ali drugih dejavnosti), žal res ne moremo privoščiti prireditve prestavljati v nedogled. S tem bi si namreč ustvarjali dodatne stroške in bili neodgovorni do tekačev in vseh ostalih sodelujočih na destinaciji. Lahko pa vam zagotovimo, da v vmesnem času ne bomo mirovali: za vas bomo pripravljali različne aktivnosti, o organizaciji novega Istrskega maratona pa vas bomo obvestili takoj, ko bodo razmere dopuščale organizacijo večjih prireditev.

Ker žal ne moremo vrniti prijavnin v denarju, jih skladno z našimi zmožnostmi in pogoji razpisa vračamo z materiali (majice, bandane, medalje in promocijska darilca) in vrednostnim bonom. Poskrbeli bomo, da boste materiale prejeli prav vsi, ne glede na to, od kod prihajate. Za tiste, ki jih ne boste mogli prevzeti na naši destinaciji, bomo poskrbeli, da bodo k vam tudi dostavljeni. Za več informacij o prevzemu spremljajte našo spletno stran www.istrski-maraton.si.

Prav tako vam sporočamo, da bomo organizirali tudi virtualni tek, saj ne želimo, da 2020 mine brez našega tekaškega praznika, pa četudi bo ta tokrat nekoliko drugače obarvan. Več informacij o virtualnem teku lahko pričakujete v kratkem.

Ponovno se vam opravičujemo za morda nekoliko skopo pojasnilo o vzrokih odpovedi dogodka.

Hvala vam za razumevanje in podporo, veselimo se ponovnega druženja z vami, saj si ne glede na negotove razmere vsi želimo, da istrski tekaški praznik ostane ena od ključnih športno-rekreativnih prireditev na naši destinaciji tudi v prihodnje.